Les erreurs fréquentes lors de l’installation en libéral et comment les éviter

S’installer en libéral, c’est une grande étape dans la vie d’un médecin.

Après les années d’hôpital, les gardes et les remplacements, vient le moment de créer son propre cabinet, d’organiser son travail à sa manière et de construire une relation suivie avec ses patients. C’est un moment à la fois motivant et parfois un peu vertigineux.

On découvre alors un univers de démarches, de choix à faire et de décisions que l’on n’a jamais vraiment apprises pendant les études. Beaucoup de médecins racontent qu’ils auraient aimé être mieux préparés : certaines erreurs au démarrage peuvent peser longtemps sur l’exercice libéral.

Cet article revient sur les erreurs les plus fréquentes lors de l’installation en libéral et propose des repères simples pour les éviter et démarrer cette nouvelle étape plus sereinement.

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Négliger les démarches administratives

L’une des erreurs les plus courantes lors de l’installation en libéral est de procrastiner les démarches administratives. Si l’une de ces étapes est oubliée ou retardée, cela peut entraîner des problèmes, comme des retards de remboursement ou un manque de couverture sociale.

Parmi les démarches à accomplir :
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1. Démarches liées à l’Ordre lors du passage en libéral

Tous les médecins sont inscrits à l’Ordre à l’issue de leurs études. En revanche, lors d’une installation en libéral, certaines démarches spécifiques doivent être effectuées et sont souvent sous-estimées.

Selon votre situation, il peut s’agir :

• de déclarer le début d’un exercice libéral ;
• de mettre à jour votre adresse professionnelle ;
• ou de transférer votre inscription vers un autre département en cas de changement de lieu d’exercice.

Ces démarches conditionnent la suite de votre installation, notamment le conventionnement avec la CPAM, l’immatriculation auprès de l’URSSAF et l’obtention de votre carte CPS. Elles doivent donc être anticipées, d’autant que les conseils départementaux de l’Ordre se réunissent généralement une fois par mois.
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2. Déclaration de début d’activité auprès de l’INPI (guichet unique) 

Depuis 2023, toutes les formalités d’immatriculation passent par le guichet unique de l’INPI, qui transmet ensuite vos informations à l’URSSAF et aux autres organismes. 

Concrètement, cette déclaration consiste à déclarer officiellement le démarrage de votre activité libérale : votre identité, votre profession, votre lieu d’exercice, la date de début d’activité et le statut juridique choisi.

Elle marque le début officiel de votre activité en libéral et vous attribue un numéro SIRET, indispensable pour émettre des factures et vous enregistrer auprès des caisses.
Il faut compter environ 1 à 2 semaines pour obtenir votre SIRET.
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3. Conventionnement avec la CPAM 

Une fois votre inscription à l’Ordre et votre SIRET obtenus, vous pouvez signer votre convention avec la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Cette étape vous permet de facturer des actes remboursables et d’être reconnu comme professionnel de santé conventionné. Vos patients pourront ainsi bénéficier du remboursement de vos actes. Il faut compter environ 4 à 6 semaines selon les caisses départementales. Tant que la convention n’est pas validée, vous pouvez exercer, mais vos actes ne seront pas encore pris en charge par l’Assurance Maladie.

Ces démarches sont essentielles, mais ici nous n’avons énuméré que les plus importantes. Vous trouverez des informations détaillées et des conseils pratiques pour chacune de ces étapes dans notre Guide pratique de l’installation en libéral. 

Nous vous conseillons de débuter ces démarches plusieurs mois avant le lancement de votre activité pour éviter toute surprise et vous installer dans les meilleures conditions !

Chez Sorella, nous prenons en charge une grande partie de la logistique et de l’administratif liés à votre installation en libéral, pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : vos patientes. 

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Choisir un statut juridique inadapté

Le choix du statut juridique joue un rôle clé dans votre avenir professionnel. Il est important de ne pas se précipiter dans ce choix et de se faire accompagner si besoin par un expert-comptable ou un conseiller spécialisé dans l’installation des médecins, afin d’opter pour le statut le plus adapté à votre projet.

Ce choix peut bien sûr évoluer au cours de votre carrière, mais il peut avoir des conséquences concrètes à court et moyen terme, notamment sur votre fiscalité, vos cotisations sociales et votre organisation au quotidien.

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Sous-estimer les coûts de l’installation

Au moment de l’installation, nombreux sont les médecins qui sous-estiment les frais réels. Entre l’équipement, les assurances et les outils de gestion, les dépenses peuvent rapidement dépasser les attentes.

Voici quelques dépenses incontournables :

• Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) : elle est obligatoire pour tous les professionnels de santé exerçant en libéral. Les prix varient en fonction de la spécialité.
  
• Matériel médical et aménagement du cabinet : selon la spécialité, les coûts peuvent rapidement atteindre plusieurs milliers d'euros. Par exemple, pour un médecin généraliste, l'achat d'un matériel de base (table d'examen, bureau, matériel de base, équipements de stérilisation…) peut représenter entre 2 000 et 5 000 €.
  
• Logiciels professionnels : pour gérer la télétransmission, les dossiers patients et la facturation, il vous faudra investir dans des outils certifiés (Doctolib, Weda, Orisha…).

Ces coûts doivent être anticipés pour éviter d’être pris au dépourvu. Prévoir un budget détaillé pour les premiers mois d’activité est indispensable pour démarrer sereinement.

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Mal gérer la comptabilité et la facturation

La gestion de la comptabilité et de la facturation est essentielle, mais souvent négligée par ceux qui se lancent en libéral. Beaucoup sous-estiment l'impact de petites erreurs, mais même une simple erreur de facturation peut entraîner des retards de paiement ou des sanctions de la part de l'Assurance Maladie. 

 Une facturation imprécise peut parfois générer des incompréhensions pour les patients et ralentir les remboursements. Une organisation claire et rigoureuse facilite le bon déroulement des démarches.

Les erreurs les plus courantes incluent :

• Erreur de cotation des actes : chaque acte médical a un tarif précis, défini par la Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP). Une erreur dans la cotation d’un acte, par exemple en choisissant un code erroné ou en oubliant de l’appliquer, peut entraîner un rejet de la facture par la CPAM. Ces erreurs peuvent aussi entraîner des régularisations qui ralentissent les paiements.
  
• Oublier de mentionner certaines majorations : certaines consultations ou actes médicaux peuvent bénéficier de majorations tarifaires en fonction des circonstances, comme un bilan de santé, des actes urgents, ou des consultations effectuées en dehors des horaires habituels. Si ces majorations ne sont pas mentionnées, cela peut réduire vos revenus de façon importante.
  
• Mauvaise gestion des charges déductibles : si vous êtes sous le régime BNC réels, vous avez la possibilité de déduire toutes vos charges professionnelles, comme le loyer de votre cabinet, l'achat de matériel, les assurances, les frais de déplacement, etc. Cependant, une mauvaise gestion de ces déductions peut affecter votre revenu imposable. 

Si vous n'êtes pas à l'aise avec ces démarches, l’accompagnement d’un expert-comptable peut être un atout précieux. Il pourra vous guider pour optimiser votre gestion fiscale et éviter les erreurs, tout en vous permettant de vous concentrer sur votre pratique professionnelle.

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Oublier la conformité avec le RGPD et la protection des données

En tant que professionnel de santé, vous êtes responsable de la protection des données personnelles (identité, adresse, n° de Sécurité Sociale…) de vos patients. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, cette responsabilité est encore plus importante, et des erreurs peuvent entraîner des sanctions.

Voici les principales règles à suivre :

• Utilisation de logiciels certifiés SESAM-Vitale et HDS : assurez-vous que les outils que vous utilisez pour gérer les données patients sont conformes aux exigences légales.
  
• Sécurisation des informations : vous devez garantir la confidentialité des informations médicales et pouvoir prouver que vous respectez les principes du RGPD en cas de contrôle.
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Négliger la protection sociale

La protection sociale en libéral est un aspect souvent négligé, mais elle peut vite devenir un véritable enjeu si des problèmes de santé surviennent. En tant que travailleur indépendant, vous êtes responsable de votre propre couverture. Il est donc important de souscrire à une complémentaire santé et à une prévoyance qui répondent à vos besoins, pour vous protéger en cas de situation imprévue.

Voici quelques couvertures à envisager dès votre installation :

• Complémentaire santé : elle vous permet de compléter les remboursements de la Sécurité Sociale pour vos soins personnels.
  
• Prévoyance : cette assurance est essentielle pour couvrir les arrêts de travail prolongés ou l'incapacité de travail.
  
• Retraite complémentaire : vous devez vous affilier à la caisse de retraite de votre profession pour cotiser à la retraite complémentaire.
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S’installer en libéral au sein d’un espace de santé Sorella

S’installer en libéral ne signifie pas forcément exercer seul. Les espaces de santé pluridisciplinaires Sorella ont été pensés pour offrir aux médecins un cadre de travail structuré et clé en main.

Chaque espace favorise la collaboration entre praticiens, le partage de compétences et une organisation simplifiée au quotidien.

Chez Sorella, tout est conçu pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : vos patientes.

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Conclusion

S’installer en libéral, c’est avant tout un projet de vie. Cela demande du temps, des choix réfléchis et une vraie préparation. Les premières décisions (administratives, financières ou organisationnelles) ont un impact durable sur votre exercice et votre équilibre personnel. En anticipant chaque étape et en vous entourant de personnes compétentes, vous pourrez construire une pratique stable et épanouissante.

Les espaces de santé Sorella proposent un accompagnement structuré pour les médecins qui souhaitent s’installer en libéral, en les aidant à gérer plus sereinement les démarches administratives liées à leur activité.

L’installation en libéral suscite souvent de nombreuses questions. Pour vous accompagner, nous avons conçu un guide pratique de l’installation en libéral, disponible gratuitement. Un outil concret, pensé pour chaque étape de votre projet.